Quy định mới về hóa đơn điện tử 2026 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP - Doanh nghiệp cần biết gì?

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam từ năm 2022. Tuy nhiên, sau hơn 3 năm triển khai Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thực tiễn đã bộc lộ nhiều hạn chế cần được điều chỉnh. Ngày 15/09/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung 40 trong tổng số 61 Điều của Nghị định 123/2020, mang đến những thay đổi toàn diện về quy định hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các nội dung thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 70/2025, tác động đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh, đồng thời hướng dẫn thủ tục thực hiện cụ thể để doanh nghiệp kịp thời tuân thủ quy định mới.

1. Tổng quan Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP được ban hành với mục tiêu hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử, giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện Nghị định 123/2020 và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số toàn diện nền kinh tế. Nghị định sửa đổi 40 trong tổng số 61 Điều, chiếm tỷ lệ hơn 65%, cho thấy phạm vi thay đổi rất lớn và sâu rộng.

Bối cảnh ra đời của Nghị định xuất phát từ nhiều nguyên nhân thực tiễn. Thứ nhất, sau hơn 3 năm triển khai HĐĐT, nhiều quy định trong Nghị định 123/2020 đã không còn phù hợp với thực tế, đặc biệt trong lĩnh vực thương mại điện tử xuyên biên giới. Thứ hai, việc quản lý thuế đối với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp thuế khoán vẫn còn nhiều bất cập, gây thất thu ngân sách. Thứ ba, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thanh toán số đòi hỏi hệ thống hóa đơn phải được nâng cấp tương ứng.

Phạm vi áp dụng của Nghị định 70/2025 bao gồm tất cả tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; cơ quan thuế các cấp; và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

2. Mở rộng đối tượng: Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ phải dùng HĐĐT từ máy tính tiền

Một trong những thay đổi quan trọng nhất của Nghị định 70/2025 là việc mở rộng đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền. Trước đây, quy định này chỉ áp dụng cho doanh nghiệp, nay đã mở rộng sang cả hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm từ 1 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

a) Đối tượng bắt buộc

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải sử dụng HĐĐT từ máy tính tiền khi đáp ứng đồng thời các điều kiện: doanh thu năm trước liền kề từ 1 tỷ đồng trở lên; hoạt động trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng (nhà hàng, quán ăn, cà phê, siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa, dịch vụ sửa chữa, làm đẹp...); có sử dụng máy tính tiền để quản lý bán hàng.

b) Thời hạn chuyển đổi

Hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc có thời hạn 6 tháng kể từ ngày 01/01/2026 (tức đến ngày 30/06/2026) để hoàn tất việc đăng ký và triển khai HĐĐT từ máy tính tiền. Sau thời hạn này, hộ kinh doanh chưa chuyển đổi sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

c) Yêu cầu kỹ thuật

Máy tính tiền phải đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật do Tổng cục Thuế quy định: có khả năng kết nối Internet, tự động truyền dữ liệu hóa đơn lên hệ thống thuế theo thời gian thực hoặc trong vòng 24 giờ, lưu trữ dữ liệu tối thiểu 5 năm, có khả năng in hóa đơn cho khách hàng khi có yêu cầu. Tổng cục Thuế công bố danh sách các nhà cung cấp máy tính tiền đạt chuẩn trên cổng thông tin điện tử.

3. Nhà cung cấp nước ngoài thương mại điện tử phải dùng HĐĐT

Nghị định 70/2025 đã bổ sung quy định rõ ràng về nghĩa vụ sử dụng HĐĐT đối với nhà cung cấp nước ngoài cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua tại Việt Nam thông qua các nền tảng thương mại điện tử. Đây là bước tiến quan trọng trong việc quản lý thuế xuyên biên giới, đảm bảo công bằng giữa doanh nghiệp trong nước và nước ngoài.

Cụ thể, các nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng cung cấp dịch vụ số (phần mềm, ứng dụng, trò chơi trực tuyến, dịch vụ phát trực tuyến, quảng cáo trực tuyến...) cho người dùng tại Việt Nam phải đăng ký, sử dụng HĐĐT và nộp thuế tại Việt Nam thông qua Cổng thông tin điện tử dành cho nhà cung cấp nước ngoài. Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ thông tin bao gồm: tên nhà cung cấp, mã số thuế tại Việt Nam (được cấp khi đăng ký), mô tả dịch vụ, số tiền thanh toán, ngày cung cấp dịch vụ.

Đối với sàn thương mại điện tử trung gian, Nghị định quy định trách nhiệm của sàn trong việc khai thuế thay, nộp thuế thay cho người bán nước ngoài. Sàn thương mại điện tử phải lập HĐĐT thay cho người bán và chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. Trường hợp người bán nước ngoài tự đăng ký thuế tại Việt Nam và lập HĐĐT, sàn thương mại điện tử không phải thực hiện nghĩa vụ này.

4. Ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn

Nghị định 70/2025 chính thức cho phép doanh nghiệp ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử, thay vì chỉ giới hạn ủy nhiệm cho chi nhánh, đơn vị trực thuộc như trước đây. Quy định mới này mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các mô hình kinh doanh mới như đại lý, nhà phân phối, và kinh doanh trên nền tảng số.

a) Các trường hợp được ủy nhiệm

• Ủy nhiệm cho đại lý bán hàng: Doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu có thể ủy nhiệm cho đại lý bán hàng lập HĐĐT khi bán hàng hóa cho khách hàng cuối cùng. Đại lý lập hóa đơn nhân danh bên ủy nhiệm, ghi rõ tên, mã số thuế của bên ủy nhiệm.
• Ủy nhiệm cho đơn vị vận chuyển: Trong trường hợp doanh nghiệp bán hàng qua dịch vụ giao hàng (COD), có thể ủy nhiệm cho đơn vị vận chuyển lập hóa đơn tại thời điểm giao hàng thành công.
• Ủy nhiệm cho nhà cung cấp dịch vụ kế toán: Doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh có thể ủy nhiệm cho đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán lập hóa đơn thay, giúp giảm gánh nặng hành chính.
• Ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử: Người bán trên sàn TMĐT có thể ủy nhiệm cho sàn lập hóa đơn cho các giao dịch bán hàng thực hiện qua sàn.

b) Điều kiện ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm phải đáp ứng các điều kiện: có hợp đồng ủy nhiệm bằng văn bản, nêu rõ phạm vi, thời hạn, trách nhiệm các bên; thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm; bên nhận ủy nhiệm phải đang sử dụng HĐĐT hợp lệ; bên ủy nhiệm vẫn chịu trách nhiệm về tính chính xác của hóa đơn.

5. Tích hợp biên lai thu phí và hóa đơn điện tử

Một điểm mới quan trọng khác của Nghị định 70/2025 là việc tích hợp hệ thống biên lai thu phí, lệ phí của cơ quan nhà nước vào nền tảng hóa đơn điện tử chung. Trước đây, biên lai thu phí và hóa đơn điện tử là hai hệ thống riêng biệt, gây khó khăn cho việc đối chiếu, quản lý và kiểm tra.

Theo quy định mới, các cơ quan nhà nước, tổ chức được ủy quyền thu phí, lệ phí sẽ sử dụng biên lai điện tử có mã của cơ quan thuế, được tạo lập và quản lý trên cùng hệ thống với HĐĐT. Điều này mang lại nhiều lợi ích: người nộp phí, lệ phí có thể tra cứu biên lai trên cổng tra cứu hóa đơn quốc gia (hoadondientu.gdt.gov.vn); cơ quan thuế dễ dàng đối chiếu số thu phí, lệ phí; giảm thiểu tình trạng giả mạo biên lai.

Đối với doanh nghiệp, việc tích hợp này có ý nghĩa quan trọng khi hạch toán chi phí. Biên lai điện tử thu phí, lệ phí được tra cứu và xác thực trực tiếp trên hệ thống thuế, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, mà không lo bị loại chi phí do biên lai không hợp lệ.

6. Hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai theo doanh thu thực tế

Nghị định 70/2025 đánh dấu bước chuyển quan trọng trong quản lý thuế đối với hộ kinh doanh: khuyến khích và tạo điều kiện để hộ kinh doanh chuyển từ phương pháp nộp thuế khoán (khoán doanh thu cố định hàng tháng) sang phương pháp kê khai thuế theo doanh thu thực tế thông qua việc sử dụng HĐĐT.

Theo phương pháp thuế khoán truyền thống, cơ quan thuế ấn định mức doanh thu và thuế phải nộp hàng tháng cho hộ kinh doanh, dựa trên khảo sát thực tế và tham khảo ý kiến hội đồng tư vấn thuế cấp xã. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản nhưng nhược điểm là không phản ánh đúng doanh thu thực tế, gây thất thu ngân sách đối với hộ kinh doanh có doanh thu cao hơn mức khoán, và bất công đối với hộ kinh doanh có doanh thu thấp hơn mức khoán.

Với Nghị định 70/2025, hộ kinh doanh sử dụng HĐĐT sẽ kê khai và nộp thuế theo doanh thu thực tế phát sinh, được ghi nhận trên hệ thống hóa đơn điện tử. Cơ chế mới mang lại nhiều lợi ích:

• Hộ kinh doanh chỉ nộp thuế trên doanh thu thực tế, tránh trường hợp nộp thuế cao hơn thu nhập
• Cơ quan thuế quản lý chính xác doanh thu, giảm thất thu
• Tạo cơ sở dữ liệu minh bạch, hỗ trợ hộ kinh doanh tiếp cận tín dụng ngân hàng
• Khách hàng được nhận hóa đơn hợp lệ khi mua hàng hóa, dịch vụ
• Hộ kinh doanh có hồ sơ tài chính rõ ràng khi muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp

7. Bảng tổng hợp các thay đổi chính của Nghị định 70/2025

8. Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử lần đầu

Đối với doanh nghiệp mới thành lập hoặc hộ kinh doanh lần đầu chuyển sang sử dụng HĐĐT, việc đăng ký được thực hiện hoàn toàn trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Chuẩn bị

• Chữ ký số (token USB) hoặc chữ ký số từ xa (Remote signing) đang còn hiệu lực
• Tài khoản đăng nhập cổng thuedientu.gdt.gov.vn (nếu chưa có, đăng ký tại Chi cục Thuế)
• Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (đối với HĐĐT không có mã) hoặc sử dụng trực tiếp cổng Tổng cục Thuế (HĐĐT có mã miễn phí cho hộ KD, DN nhỏ)

Bước 2: Đăng ký sử dụng HĐĐT

• Đăng nhập cổng thuedientu.gdt.gov.vn
• Chọn mục "Hóa đơn điện tử" > "Đăng ký sử dụng HĐĐT"
• Điền thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã), phương thức chuyển dữ liệu (trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ), thông tin nhà cung cấp giải pháp HĐĐT
• Ký số và gửi đăng ký

Bước 3: Nhận kết quả

• Cơ quan thuế xử lý và phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc
• Kết quả thông báo qua cổng điện tử và email đăng ký
• Nếu được chấp nhận, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng HĐĐT ngay từ ngày được chấp nhận
• Nếu bị từ chối, hệ thống thông báo lý do để doanh nghiệp điều chỉnh và nộp lại

Bước 4: Lập và phát hành HĐĐT

• Đối với HĐĐT có mã: Lập hóa đơn trên phần mềm hoặc cổng thuế > Ký số > Gửi lên cơ quan thuế cấp mã > Gửi hóa đơn cho người mua
• Đối với HĐĐT không có mã: Lập hóa đơn > Ký số > Gửi cho người mua > Chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế theo kỳ
• Đối với HĐĐT từ máy tính tiền: Lập hóa đơn tại máy tính tiền > Tự động truyền dữ liệu lên hệ thống thuế > In cho khách hàng

9. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định mới

Nghị định 70/2025 đã đơn giản hóa đáng kể quy trình xử lý HĐĐT có sai sót, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm bớt thủ tục hành chính. Các phương pháp xử lý sai sót bao gồm:

a) HĐĐT có sai sót chưa gửi cho người mua

Trường hợp HĐĐT đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua, người bán thực hiện hủy hóa đơn trên hệ thống và lập hóa đơn mới thay thế. Thao tác hủy và lập mới được thực hiện hoàn toàn trực tuyến, không cần lập biên bản thu hồi như trước đây.

b) HĐĐT có sai sót đã gửi cho người mua

Có hai cách xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Cả hai phương pháp đều được thực hiện trực tuyến. Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh, số hóa đơn gốc. Hóa đơn thay thế thể hiện toàn bộ nội dung đúng, ghi chú số hóa đơn bị thay thế. Đáng chú ý, Nghị định mới cho phép bên bán tự xử lý sai sót mà không bắt buộc phải có biên bản thỏa thuận với bên mua trong một số trường hợp (sai tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng không ảnh hưởng đến số tiền).

c) HĐĐT bị sai sót do cơ quan thuế phát hiện

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện HĐĐT có sai sót (qua kiểm tra, đối chiếu tự động), cơ quan thuế gửi thông báo cho người bán. Người bán phải xử lý sai sót trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo. Quá thời hạn không xử lý, cơ quan thuế có quyền tạm ngừng sử dụng HĐĐT của người bán.

10. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định mới về HĐĐT theo Nghị định 70/2025, doanh nghiệp cần chú ý các vấn đề sau:

• Rà soát lại hệ thống HĐĐT hiện tại: Kiểm tra xem phần mềm HĐĐT đang sử dụng đã được nhà cung cấp cập nhật theo quy định mới chưa, đặc biệt về mẫu hóa đơn và quy trình truyền dữ liệu.
• Cập nhật quy trình nội bộ: Xây dựng lại quy trình lập, phát hành, xử lý sai sót HĐĐT theo quy định mới, đào tạo nhân viên kế toán và các bộ phận liên quan.
• Đăng ký ủy nhiệm (nếu cần): Doanh nghiệp có mô hình bán hàng qua đại lý, sàn TMĐT nên nghiên cứu và thực hiện thủ tục ủy nhiệm lập hóa đơn cho bên thứ ba.
• Lưu trữ HĐĐT đúng quy định: HĐĐT phải được lưu trữ ít nhất 10 năm kể từ năm tài chính kết thúc. Doanh nghiệp cần có giải pháp lưu trữ an toàn, có sao lưu (backup) để phòng trường hợp mất dữ liệu.
• Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn đầu vào: Sử dụng cổng tra cứu hoadondientu.gdt.gov.vn để xác thực tất cả HĐĐT đầu vào trước khi kê khai thuế, đặc biệt với hóa đơn từ nhà cung cấp nước ngoài.
• Theo dõi lộ trình triển khai: Tổng cục Thuế sẽ ban hành các thông tư hướng dẫn chi tiết trong quý 1 và quý 2/2026, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời.

11. Kết luận

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đánh dấu bước phát triển quan trọng trong hành trình số hóa quản lý thuế tại Việt Nam. Với việc sửa đổi 40/61 Điều của Nghị định 123/2020, các quy định mới đã giải quyết nhiều vướng mắc thực tiễn, mở rộng đối tượng áp dụng, đơn giản hóa thủ tục và tạo nền tảng cho việc quản lý thuế hiệu quả hơn trong kỷ nguyên số.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần chủ động tìm hiểu, chuẩn bị và triển khai các quy định mới trong thời gian sớm nhất. Việc chậm trễ không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt mà còn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt khi đối tác yêu cầu hóa đơn hợp lệ. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ 0962 115 692 để được tư vấn chi tiết và miễn phí từ đội ngũ chuyên gia kế toán thuế của chúng tôi.