Hướng dẫn lập và nộp báo cáo tài chính năm 2026 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Báo cáo tài chính (BCTC) là tài liệu quan trọng nhất phản ánh toàn bộ tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Việc lập và nộp BCTC đúng hạn, đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc mà còn là công cụ quản trị tài chính hữu hiệu giúp chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Năm 2026 đánh dấu sự thay đổi quan trọng trong quy định về BCTC với việc Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành, thay thế một số nội dung của Thông tư 133/2016/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A đến Z cách lập và nộp BCTC năm 2026 theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp tránh sai sót và nộp đúng hạn.

1. Khái niệm và tầm quan trọng của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là hệ thống thông tin kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán, được trình bày theo biểu mẫu quy định tại chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. BCTC cung cấp thông tin về tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí, lãi lỗ và các luồng tiền của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của BCTC đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa:

• Tuân thủ pháp luật: Theo Luật Kế toán 2015, mọi doanh nghiệp phải lập và nộp BCTC hàng năm. Vi phạm có thể bị phạt từ 5 triệu đến 50 triệu đồng tùy theo mức độ
• Cơ sở quyết toán thuế: BCTC là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, xác minh số liệu trên tờ khai thuế TNDN. Số liệu trên BCTC phải khớp với tờ khai quyết toán thuế
• Quản trị doanh nghiệp: BCTC giúp chủ doanh nghiệp nắm rõ lãi lỗ, dòng tiền, tình trạng công nợ để đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp
• Hỗ trợ vay vốn: Ngân hàng và tổ chức tín dụng luôn yêu cầu BCTC khi thẩm định hồ sơ vay vốn. BCTC rõ ràng, minh bạch giúp tăng khả năng được duyệt vay
• Thu hút đầu tư: Nhà đầu tư, đối tác tiềm năng đánh giá doanh nghiệp chủ yếu qua BCTC để quyết định hợp tác

2. Các loại báo cáo tài chính

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa) được cập nhật bởi Thông tư 99/2025/TT-BTC, hệ thống BCTC năm của DNNVV bao gồm các báo cáo sau:

2.1. Báo cáo tình hình tài chính (thay thế Bảng cân đối kế toán)

Đây là sự thay đổi quan trọng về tên gọi theo chuẩn mực kế toán quốc tế. Báo cáo tình hình tài chính phản ánh tổng quát tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối kỳ kế toán. Báo cáo này được lập theo nguyên tắc cân đối: Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.

Các khoản mục chính bao gồm:

• Phần Tài sản: Tài sản ngắn hạn (tiền, phải thu, hàng tồn kho, tài sản ngắn hạn khác) và Tài sản dài hạn (tài sản cố định, đầu tư dài hạn, tài sản dài hạn khác)
• Phần Nợ phải trả: Nợ ngắn hạn (phải trả người bán, vay ngắn hạn, thuế phải nộp, phải trả người lao động) và Nợ dài hạn
• Phần Vốn chủ sở hữu: Vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ

2.2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo này phản ánh tình hình doanh thu, chi phí và kết quả lãi (lỗ) từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Đối với doanh nghiệp nhỏ, báo cáo này đặc biệt quan trọng vì nó cho thấy rõ doanh nghiệp có thực sự tạo ra lợi nhuận hay không.

Cấu trúc báo cáo bao gồm:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
• Các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại)
• Doanh thu thuần
• Giá vốn hàng bán
• Lợi nhuận gộp
• Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
• Doanh thu và chi phí tài chính
• Thu nhập khác và chi phí khác
• Lợi nhuận trước thuế và sau thuế

2.3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cung cấp thông tin về các luồng tiền vào, tiền ra trong kỳ kế toán. Đây là báo cáo mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua hoặc lập sơ sài, nhưng thực tế lại vô cùng hữu ích cho quản lý dòng tiền. Báo cáo phân chia thành 3 hoạt động chính: hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, và hoạt động tài chính.

Doanh nghiệp nhỏ có thể lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp (dễ hiểu hơn) hoặc phương pháp gián tiếp (phức tạp hơn nhưng cung cấp nhiều thông tin hơn).

2.4. Thuyết minh báo cáo tài chính

Thuyết minh BCTC giải trình và bổ sung các thông tin cần thiết cho các báo cáo trên, bao gồm: đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ, chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng, các chính sách kế toán chủ yếu, thông tin chi tiết về các khoản mục trên báo cáo tình hình tài chính và báo cáo kết quả HĐKD.

3. Đối tượng phải nộp BCTC

Theo Luật Kế toán 2015 và các văn bản hướng dẫn, tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế đều phải lập và nộp BCTC năm, bao gồm:

• Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH một thành viên và hai thành viên trở lên)
• Công ty cổ phần
• Công ty hợp danh
• Doanh nghiệp tư nhân
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã

Nơi nộp BCTC:

• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (bắt buộc)
• Cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư)
• Cơ quan thống kê (Chi cục Thống kê quận/huyện)
• Doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài còn phải nộp cho cơ quan tài chính

4. Hạn nộp BCTC năm

Theo quy định tại Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, hạn nộp BCTC năm được quy định như sau:

Doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh: 30 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2025, hạn nộp là ngày 30/01/2026.

Các loại doanh nghiệp khác (TNHH, cổ phần): 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2025, hạn nộp là ngày 31/03/2026.

Trường hợp doanh nghiệp có năm tài chính khác năm dương lịch (ví dụ: từ 01/04 đến 31/03), hạn nộp được tính từ ngày kết thúc năm tài chính thực tế.

Mức phạt nộp chậm BCTC:

• Nộp chậm dưới 3 tháng: phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng
• Nộp chậm từ 3 tháng trở lên: phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng
• Không nộp BCTC: phạt từ 40 triệu đến 50 triệu đồng
• BCTC có sai sót trọng yếu: phạt từ 20 triệu đến 30 triệu đồng

5. Cách lập từng phần của BCTC cho doanh nghiệp nhỏ

Việc lập BCTC đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách lập từng phần:

5.1. Công tác chuẩn bị trước khi lập BCTC

Trước khi lập BCTC, kế toán cần thực hiện các bước chuẩn bị sau:

• Kiểm kê tài sản: Kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định, đối chiếu với sổ sách kế toán. Lập biên bản kiểm kê và xử lý chênh lệch (nếu có)
• Đối chiếu công nợ: Gửi biên bản xác nhận công nợ đến từng khách hàng và nhà cung cấp. Phân loại công nợ theo thời hạn, xác định nợ khó đòi
• Đối chiếu số dư ngân hàng: Kiểm tra sao kê ngân hàng cuối kỳ với sổ kế toán, giải thích các khoản chênh lệch
• Hoàn thiện bút toán cuối kỳ: Trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí trả trước, trích lập dự phòng, kết chuyển doanh thu - chi phí - lãi lỗ
• Khóa sổ kế toán: Cộng sổ, khóa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, lập bảng cân đối số phát sinh

5.2. Lập Báo cáo tình hình tài chính

Căn cứ lập: Số dư cuối kỳ trên sổ cái các tài khoản kế toán và BCTC năm trước (số đầu kỳ).

• Tiền và tương đương tiền: Lấy số dư Nợ TK 111 (tiền mặt) + TK 112 (tiền gửi ngân hàng) + TK 128 (đầu tư ngắn hạn có kỳ hạn dưới 3 tháng)
• Phải thu khách hàng: Số dư Nợ TK 131, sau khi trừ đi dự phòng phải thu khó đòi (TK 229)
• Hàng tồn kho: Số dư Nợ TK 152 + TK 153 + TK 155 + TK 156 + TK 157, sau khi trừ dự phòng giảm giá hàng tồn kho
• Tài sản cố định: Nguyên giá (TK 211) trừ hao mòn lũy kế (TK 214)
• Nợ phải trả: Số dư Có của các TK 331, 333, 334, 338, 341...
• Vốn chủ sở hữu: Số dư Có TK 411 + TK 421

5.3. Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Căn cứ lập: Số phát sinh trên sổ cái các tài khoản loại 5 (doanh thu), loại 6 (chi phí), loại 7 (thu nhập khác), loại 8 (chi phí khác).

• Doanh thu bán hàng: Tổng phát sinh Có TK 511 trong kỳ
• Giảm trừ doanh thu: Tổng phát sinh Nợ TK 521
• Giá vốn hàng bán: Tổng phát sinh Nợ TK 632
• Chi phí bán hàng: Tổng phát sinh Nợ TK 641
• Chi phí quản lý: Tổng phát sinh Nợ TK 642
• Chi phí thuế TNDN: Tổng phát sinh Nợ TK 821

6. Nộp BCTC trên dịch vụ công điện tử

Hiện nay, doanh nghiệp có thể nộp BCTC trực tuyến qua nhiều kênh khác nhau, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại:

6.1. Nộp qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

Đây là kênh phổ biến nhất, doanh nghiệp thực hiện theo các bước:

1. Đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử tại thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản đã đăng ký
2. Chọn mục "Khai thuế" → "Nộp tờ khai" → chọn loại tờ khai BCTC phù hợp
3. Tải file BCTC đã lập trên phần mềm HTKK (định dạng XML) hoặc nhập trực tiếp trên hệ thống
4. Kiểm tra lại toàn bộ số liệu trước khi ký số và gửi
5. Ký số bằng chữ ký số (token USB) và xác nhận gửi tờ khai
6. Nhận thông báo tiếp nhận tờ khai từ cơ quan thuế (thường trong vòng 15 phút)

6.2. Nộp qua phần mềm HTKK

Phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK) do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí. Doanh nghiệp cần cập nhật phiên bản HTKK mới nhất, nhập số liệu BCTC theo các mẫu biểu quy định, sau đó xuất file XML để nộp qua cổng thuế điện tử.

6.3. Nộp qua nhà cung cấp dịch vụ T-VAN

Các nhà cung cấp dịch vụ T-VAN (như VNPT, Viettel, FPT) hỗ trợ doanh nghiệp nộp BCTC trực tuyến với giao diện thân thiện hơn. Doanh nghiệp ký hợp đồng sử dụng dịch vụ, sau đó lập và nộp BCTC ngay trên nền tảng của nhà cung cấp.

7. Timeline nộp BCTC và các báo cáo thuế

8. Lưu ý khi lập BCTC theo Thông tư 99/2025 mới

Thông tư 99/2025/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành đã bổ sung và sửa đổi một số nội dung quan trọng trong việc lập BCTC cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Doanh nghiệp cần lưu ý các thay đổi sau:

8.1. Thay đổi về tên gọi và biểu mẫu

• "Bảng cân đối kế toán" được đổi tên thành "Báo cáo tình hình tài chính" để phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS
• Một số chỉ tiêu trên biểu mẫu được bổ sung và điều chỉnh, đặc biệt là các chỉ tiêu liên quan đến tài sản quyền sử dụng (thuê tài sản)
• Thuyết minh BCTC được yêu cầu chi tiết hơn về các giao dịch với bên liên quan

8.2. Quy định mới về ghi nhận doanh thu

• Doanh thu từ hợp đồng với khách hàng được ghi nhận theo mô hình 5 bước phù hợp với IFRS 15
• Doanh thu bán hàng kèm dịch vụ sau bán hàng phải được phân bổ riêng cho từng nghĩa vụ thực hiện
• Doanh thu từ chương trình khách hàng thân thiết, tích điểm phải được ghi nhận phù hợp

8.3. Các sai sót thường gặp cần tránh

• Không khớp số liệu: Số liệu giữa các báo cáo phải nhất quán. Lợi nhuận sau thuế trên Báo cáo KQKD phải bằng chênh lệch lợi nhuận chưa phân phối trên Báo cáo tình hình tài chính
• Quên bút toán kết chuyển: Cuối kỳ phải kết chuyển toàn bộ doanh thu, chi phí sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh
• Không trích lập dự phòng: Phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng quy định
• Sai sót về thuế: Chi phí thuế TNDN phải được ghi nhận đúng kỳ, kể cả khi doanh nghiệp được ưu đãi thuế
• Không ký và đóng dấu: BCTC phải có đầy đủ chữ ký của người lập, kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) và giám đốc doanh nghiệp

9. Kết luận

Lập và nộp báo cáo tài chính là công việc quan trọng và phức tạp đối với mọi doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và vừa với nguồn lực kế toán hạn chế. Với những thay đổi mới từ Thông tư 99/2025, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời để đảm bảo BCTC được lập đúng quy định.

Việc nộp BCTC đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt vi phạm hành chính mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong quản lý tài chính. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập BCTC, việc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp là giải pháp tối ưu, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo chất lượng.